自治会会則・規程

No.09 自治会会員名簿管理規程 （PDF版）

松風台自治会
2024.6.16 改訂B

1. 目的

   本規程は、自治会会員の氏名（世帯主氏名）、住所、電話番号等個人情報を記載するものであり、自治会活動を行う上での基本資料として使用するもので、その管理のための必要事項を定める。

2. 編集・発行・改訂

   編集・発行・改訂は事務局が主体となり転出、転入の状況を反映させ3年ごとに改訂版を発行する。

3. 印刷

   印刷は外部委託せずに事務局が編集、印刷、製本をおこなう。

4. 発行について

   必要時、事務局に相談していく。

5. 保管管理

   事務局が名簿のデータを管理し、紛失しないように厳重に管理するとともに、自治会活動以外には決して使用してはならない。

6. 廃棄処分

   廃棄処分に当たっては、改訂版と取り替える際各班長の旧名簿を事務局長が共に回収してシュレッダーにかける。

7. 原本

   原本は事務局長が保管し、会員の移動の都度改訂し、常に最新の状態にする。

8. 本規程の改訂廃止

   本規程は役員会の承認を得て改訂廃止する。

9. 付則

   本規程は制定、改訂と同時に施行する。

制定改訂履歴